Définir la structure que le Comité Directeur du Cara Paris-Nord met en place pour préparer les voyages qu'il souhaite proposer à ses adhérents.
Ce document, approuvé par le Bureau du Cara Paris-Nord, doit servir de référence à tous les intervenants.
Il est rappelé que le Cara IBM est une association "loi de 1901", son Président est financièrement et pénalement responsable, ainsi que, par délégation, le Président Délégué de Région.

Le Cara Paris-Nord propose des voyages afin de fournir à ses membres des éléments supplémentaires par rapport aux voyages standard offerts dans les catalogues des voyagistes. A savoir :

• la convivialité d'un groupe faisant partie d'une même association,
• une sélection de voyages correspondant aux attentes des membres du Cara Paris-Nord,
• une préparation étudiée par le Cara Paris-Nord afin d'assurer les meilleures conditions d'itinéraire, de prix, de confort, d'accompagnement.

De façon à obtenir le meilleur rapport qualité/prix, la sélection des voyages doit largement tenir compte des domaines d'activités spécifique du voyagiste retenu. Le choix des voyages doit être fait à partir des offres des voyagistes en y apportant éventuellement des aménagements (excursions supplémentaires ou en remplacement d'une excursion proposée, modalités de distribution des pourboires, individualisation du groupe Cara Paris-Nord parmi d'autres, dans les croisières par exemple etc..).

La prise en compte des souhaits des membres du Cara Paris-Nord provient d'enquêtes effectuées dans le bulletin du Cara Paris-Nord et des demandes éventuelles transmises au Bureau du Cara Paris-Nord. Le programme annuel sera réalisé sur la base des types de voyages suivants:

• longue durée (plus de dix jours),
• moyenne durée (quatre à dix jours),
• courte durée (trois à 4 jours), dont la responsabilté de préparation est à décider au cas par cas, au moment du choix.

Les voyages de 2 à 3 jours, payés en une seule fois à l'inscription sont du ressort du Département B.
Un ou deux voyages pourront être envisagés dans chaque catégorie, selon les contraintes annuelles et la possibilité d'avoir des responsables de voyages.
La période de réalisation des voyages s'étend de fin septembre au 15 juin de l'année suivante.

Principales étapes du programme annuel des voyages
En début d'année, le Département des voyages et le Bureau du Cara Paris-Nord fixent les orientations de l'année calendaire suivante et les présentent au Comité Directeur. Le programme annuel est établi en tenant compte des propositions des futures responsables des voyages. En février-mars, un programme pour l'année calendaire suivante est arrêté. Ce programme est préparé par le Département des voyages. C'est à ce stade que sont désignés les Responsables des voyages. Ce programme est soumis à l'approbation du Bureau du Cara Paris-Nord et présenté au Comité Directeur du Cara Paris-Nord à sa session de juin.
Le programme annuel complet est annoncé dans le bulletin du Cara Paris-Nord de mai ou juin. Des avenants à ce programme peuvent être établis ultérieurement si nécessaire par le Département des voyages en accord avec le Bureau du Cara Paris-Nord.
Le programme annuel est mis en oeuvre par chaque responsable de voyage.
Un bilan d'ensemble sur le programme annuel est établi et présenté au Bureau du Cara Paris-Nord puis au Comité Directeur du Cara Paris-Nord un mois après le dernier voyage. Les destinations desservies récemment sont à éviter.

Le Bureau du Cara Paris-Nord crée un Département des voyages pour mettre en oeuvre les principes et les normes de préparation des voyages qu'il souhaite proposer aux membres du Cara Paris-Nord.
Le Département des voyages reçoit du Bureau la délégation exclusive pour mettre en oeuvre la préparation des voyages qui seront proposés en son nom. La décision de faire tel ou tel voyage est de la responsabilité du Bureau.

Organisation et fonctionnement
Le Département des voyages est composé de membre du Cara Paris-Nord cooptés et agréés par le Bureau du Cara Paris-Nord.
Son Président est de préférence un membre du Comité Directeur.
Les Responsables de voyages (voir plus bas "Responsable de voyages") lui rendent compte chaque mois de l'état d'avancement de leurs travaux.
Toute décision hors réunions mensuelles pouvant affecter celles prises préalablement par le Département des voyages ou le Bureau du Cara Paris-Nord est proscrite.

Réunions du Département des voyages
Il se réunit au moins le premier mardi matin de chaque mois.
Le Président ou son remplaçant conduit les débats, fait voter les membres à mains levées pour les choix difficiles.
Un compte rendu de réunion est établi. Il comporte au moins :

• le programme des voyages mis à jour,
• les raisons principales des choix et modifications.

Il est soumis à l'approbation des membres du Département des voyages à la réunion suivante. Il est transmis au Bureau du Cara Paris-Nord.

Responsabilités

• Rendre compte de son activité au Bureau du Cara Paris-Nord.
• Préparer le programme annuel et en suivre la réalisation par les responsables des voyages.
• Travailler sur deux périodes : réalisation du programme de l'année en cours et préparation du programme de l'année suivante.
• Établir et mettre à jour une liste de critères à respecter pour le choix d'un voyage et s'assurer que les propositions des voyagistes correspondent à ces critères.(voir "Cahier des charges")
• Établir et tenir à jour une liste de voyagistes. Cette liste comporte des voyagistes recommandés (liste du CE IBM) mais également ceux qu'il est souhaitable de récuser pour résultats insuffisants constatés et signalés par les participants à un voyage dans leurs feuilles d'appréciation.
• Confier la préparation de chaque voyage à un ou deux responsables de son choix (voir plus bas "Responsable de voyage"
• Aider les responsables de voyages dans l'organisation de leur travail, la sélection d'un voyagiste et le respect des principes et normes définis par le Bureau du Cara Paris-Nord.
• Discuter et approuver le choix de chaque voyage et ses caractéristiques.
• S'assurer à tout instant que la destination du voyage ne présente aucun caractère de danger pour les participants
• Analyser les appréciations des participants, après réalisation du voyage.

Le choix d'un programme ou d'un voyage devient définitif dès lors qu'il à été publié dans le bulletin du Cara Paris-Nord. Il représente la décision collégiale du Département des voyages et du Bureau du Cara Paris-Nord. Aucun élément du voyage ne peut plus alors être modifié.

• Il peut-être n'importe quel membre du Cara Paris-Nord, qu'il soit ou non membre du Département des voyages.
• Il est volontaire. Il est responsable de la mise en oeuvre du voyage dans tous ses aspects dans le cadre du programme annuel et des règles établies.
• Il est souhaitable qu'il participe au voyage en temps que représentant du Cara Paris-Nord.
• Il est l'interlocuteur privilégié du voyagiste. Il doit rendre compte au Président du Département et au Bureau des contacts avec le voyagiste et soumettre au Président et au Bureau tous les courriers destinés au voyagiste pour approbation et signature.

Principales responsabilités et tâches
• Effectuer un an à l'avance une pré étude du voyage sur la base des propositions standards des voyagistes qualifiés pour la destination retenue.
• Sélectionner les voyagistes à consulter pour complément d'information.
• Lancer une consultation qui ne doit pas porter sur moins de trois voyagistes, sauf cas de force majeure (voir plus bas "Choix un voyagiste" et annexe 2)
• Obtenir des voyagistes une proposition complète (projet de contrat)
• S'assurer que tous les éléments du cahier des charges sont pris en compte).
• Etudier les propositions et demander d'éventuels compléments d'information.
• Mener les négociation.
• Etablir des relations avec les voyagistes sur la base de la rigueur et de la courtoisie conformément à l'éthique IBM.
• Proposer un voyagiste ( voir plus bas "Choix d'un voyagiste et Annexe 2).
• Présenter les raisons de son choix au Département de voyages et en obtenir l'approbation.
• Préparer le contrat avec le voyagiste et éventuellement, avant signature, lui verser un acompte récupérable à 90 jours au plus du départ pour bloquer 30 places d'avion.
• Faire établir le contrat aux noms du prestataire et du Président Délégué du Cara Paris-Nord.

Ce contrat est contrôlé par le Département des voyages qui peut demander des rectifications ou des précisions. En tout état de cause, le Département des voyages doit disposer d'un temps d'étude raisonnable pour effectuer ce contrôle. Il est alors soumis au Bureau du Cara Paris-Nord.
Si accord, le contrat définitif émis par le voyagiste est signé par le Président délégué du Cara Paris-Nord. ou par un Vice-président délégué. Dès signatures, les décisions prises le sont définitivement.

• Préparer le voyage selon le plan prévu ( voir "Plan de voyage" ci-dessous)
• Organiser une réunion avant le voyage avec le voyagiste et les participants.
• Organiser une réunion "après voyage" en relation avec le département photo/vidéo, environ trois mois après le voyage.
• Rencontrer impérativement dans les huit jours qui suivent le retour du voyage le Président du Département des voyages et le Trésorier du Cara Paris-Nord pour leur rendre compte du déroulement du voyage et des impacts financiers éventuels de façon à solder les comptes de ce voyage vis à vis des participants et de la trésorerie.

Ce choix est une responsabilité majeure du responsable d'un voyage. Il est finalisé après réception des propositions provenant de plusieurs voyagistes. Il doit tenir compte de la liste des voyagistes tenue à jour par le Département des voyages. Il est définitif après l'accord du Département des voyages et du Bureau du Cara Paris-Nord.
Les critères à considérer sont les suivants:

• Notoriété dans l'organisation des voyages,
• Compétence dans le domaine du voyage défini,
• Solidité financière. Références juridiques et financières à obtenir impérativement,
• Assurances proposées (annulation, Bagages perdus/volés, Frais médicaux, Hospitalisation, Rapatriement),
• Gamme de prix,
• Appréciations sur la base de prestation fournies antérieurement.

M-24 à Mois M-7	Fixation des principaux éléments du voyage. Insertion du plan du voyage sous la rubrique éponyme du site Internet du CARA Paris Nord dès qu'il est connu avec certitude et annonce de la date du début des inscriptions,
Mois M-6 (vers le 20)	Publication de la préannonce dans le bulletin du Cara Paris-Nord.
Mois M-5 (vers le 20)	Publication du programme complet et de la fiche d'inscription dans le Bulletin du Cara Paris-Nord. Inscription des candidats caraïstes avec acompte. Signer un contrat avec le voyagiste et remettre un plan financier du voyage au Cara PN.
Mois M-4	Relance des inscriptions, si effectif insuffisant (1)
Mois M-3 (jour J-90)	Versement de l'acompte au voyagiste et appel du solde
Mois M-2 (jour J-45)	Paiement du solde du voyage au voyagiste
Mois M-1 (jour J-20)	Réunion de préparation du voyage
Mois M (jour J)	Départ
Mois M (jour J +n)	Retour : Dans les 8 jours compte rendu au Président du Département voyage et au Trésorier du Cara IBM Paris-Nord
Mois M+2 (vers le 20)	Publication dans le bulletin du Cara Paris-Nord du compte rendu du voyage
Mois M+3	Réunion "après voyage"

(1) Dans ce cas, des candidats invités parrainés par un caraïstes peuvent être agréés par le Département voyage ou le Bureau du Cara Paris-Nord. Il en sera établi une liste nominative qui sera communiquée au voyagiste à qui ils paieront leur dû directement. La priorité absolue demeure aux caraïstes.

Ces dates sont des limites ultimes et peuvent être avancées par le Responsable du voyage. On tiendra compte des contraintes inhérentes aux mois d'été et surtout des dates limites fixées par le voyagiste pour payer l'acompte bloquant les places d'avion et pour récupérer intégralement cet acompte si le nombre d'inscrits est insuffisant.

Les versements des participants sont effectués au Cara Paris-Nord, sauf ceux des invités parrainés qui doivent être adressés directement au voyagiste (voir note (1) ci-dessus). Toute fois, le Responsable du voyage suit l'évolution du prix d'un voyage selon le cours des devises et le nombre de participants.

En principe, c'est le Responsable du voyage sinon, c'est un participant au voyage nommé par le Responsable pour représenter le Cara Paris-Nord. Pendant le voyage, l'organisation est de la responsabilité du représentant du voyagiste. C'est à lui que tous les problèmes doivent être soumis. Le représentant du Cara Paris-Nord ne doit intervenir que pour des problèmes généraux non résolus qui lui sont soumis par les participants, en particulier l'ajout de prestations supplémentaires impromptues qu'ils désirent voir organiser pour profiter d'une occasion non prévisible.

Au début du voyage, il organise un apéritif d'accueil.

A la fin du voyage, il recueille les fiches d'appréciations des participants (voir Annexe 1)